Jira-Automatisierungen verbessern deine Prozesse und Workflows

Wir zeigen dir hier, wie du die Automatisierung in Jira erstellen und anwenden kannst.

Damit du dir einen Überblick verschaffen kannst, haben wir dir im folgenden einige der wichtigsten Vorteile, die sich aus der Nutzung von Jira-Automatisierungen ergeben, aufgelistet:

1. Prozess.- und Workflow-Optimierung

Die Automatisierung in Jira ermöglicht dir, manuelle Aufgaben zu reduzieren oder sogar zu eliminieren. Dadurch kann sich dein Team besser auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren und Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Die Automatisierung fördert die Prozessoptimierung, indem sie wiederholbare Schritte automatisch ausführt.

2. Teamarbeit und Bedarfsanalyse

Idealerweise werden Automatisierungen gemeinsam im Team entwickelt. Dies bietet die Möglichkeit, Bedürfnisse und Pain Points zu identifizieren und zu besprechen, an denen Jira-Automatisierungen ansetzen können. Die enge Zusammenarbeit fördert die Teamarbeit und sorgt dafür, dass die Automatisierungen den tatsächlichen Anforderungen entsprechen.

Bei uns intern nutzen wir beispielsweise projektweit die Regel: When a bug is created → add someone as a watcher. Wird in einem Projekt ein neuer Bug bzw. Fehler als Ticket erstellt, fügt diese Regel automatisch ein designiertes Teammitglied (in unserem Fall einen Lead Techniker), als Beobachter hinzu. Dieser wird damit nicht nur über den Bug informiert, sondern bleibt auch up to date über den weiteren Bearbeitungsverlauf.

3. Zeitersparnis und Effizienzsteigerung

Jira-Automatisierung ist ein no-code Tool, das ohne umfangreiche Programmierkenntnisse von dir genutzt werden kann. Dadurch sparst du operative Zeit, die du an anderer Stelle effektiver einsetzen kannst. Die Automatisierung erledigt wiederkehrende Aufgaben zuverlässig und schnell.

Für ein effizienteres Release- und Zeitmanagement haben wir z. B. die Jira Automatisierungsanweisung: When new version is released → move issues to done aktiviert. Wenn ein Release durchgeführt wurde, werden damit alle Issues bzw. Tickets automatisch geschlossen bzw. auf „erledigt“ gesetzt, die releast wurden.

Weiterhin nutzen wir die Regel, dass wenn ein Issue bzw. Ticket für mehrere Tage ohne ein Update verbleibt, eine Benachrichtigung an den Assignee des Tickets gesendet. So wird automatisch darum gebeten, Feedback zum aktuellen Status zu geben.

Was ist zu beachten:

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht immer einfach eine Regel mit allen erforderlichen Komponenten definiert werden kann, die wie geplant funktioniert. Die Komplexität von Automatisierungen kann variieren, und es kann Zeit und Erfahrung erfordern, um optimale Lösungen zu entwickeln.

Des Weiteren können unterschiedliche Automatisierungsregeln in Jira von Projekt zu Projekt unterschiedlich sinnvoll sein. Es ist wichtig, die Anforderungen jedes Projekts individuell zu berücksichtigen und Automatisierungen entsprechend anzupassen.

Neue Automatisierungsregeln sollten von dir vor ihrer Implementierung aus Transparenzgründen intern kommuniziert werden. Dies hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass dein Team über die Änderungen informiert ist.

Weiterhin erfolgreich sein:

Um die Vorteile der Automatisierung in Jira kontinuierlich zu nutzen, sollte dein Team:

• Im Auge behalten, welche neuen Automatisierungen benötigt werden und welche bestehenden Automatisierungen modifiziert oder erweitert werden müssen.
• Die Vorlagenbibliothek von Jira nutzen, um bewährte Automatisierungsmuster zu verwenden und Zeit bei der Konfiguration zu sparen. Jira Automation Vorlagenbibliothek
• Kontinuierlich dazulernen und die Möglichkeiten der Jira-Automatisierung voll ausschöpfen.

Durch kluge Planung, Zusammenarbeit und kontinuierliche Optimierung können diese Vorteile noch weiter gesteigert werden. Und so geht’s:

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung in Jira

Schritt 1: Klare Ziele setzen

Definiere klar, welche Prozesse oder Aufgaben du automatisieren möchtest. Das könnten beispielsweise das Zuweisen von Tickets oder das Aktualisieren von Status sein.

Schritt 2: Verstehen der Jira Automatisierungsfunktionen

Erforsche die Automatisierungsfunktionen von Jira, darunter Regeln, Auslöser und Aktionen. Verstehe, wie sie zusammenarbeiten.

Schritt 3: Passende Regeln erstellen

Erstelle Regeln, die basierend auf spezifischen Auslösern (z.B. wenn ein Ticket erstellt wird) automatische Aktionen ausführen (z.B.Ticket zuweisen).

Schritt 4: Testen der Automatisierungen

Führe Tests durch, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren.

Schritt 5: Schulung des Teams

Schulen dein Team bei Bedarf in Bezug auf die Automatisierungen und wie die Regeln verwendet werden. Stelle sicher, dass alle Teammitglieder verstehen, wie sie davon profitieren können.

Schritt 6: Überwachung und Anpassung

Behalte die Automatisierungen im Auge und passe sie bei Bedarf an. Stelle sicher, dass sie weiterhin den gewünschten Nutzen bringen.

Mehr dazu findest du bei Atlassian. Solltest du Fragen haben oder Unterstützung für diesen Prozess brauchen, kontaktiere uns einfach.

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Keep on learning :)